Gestion de projet et événementiel sportif

Une course sur route, un tournoi de futsal, une journée portes ouvertes : ce sont des projets.

Un projet se reconnaît à trois traits que n'a pas une activité courante :

• Il est unique. Personne ne l'a jamais fait exactement dans ces conditions, avec ces personnes, à cette date.
• Il a un début et une fin. Le jour J tombe, et il ne se repousse pas.
• Il mobilise des ressources limitées : de l'argent, du temps, des personnes.

En L2, l'économie du sport t'a montré d'où vient l'argent d'une organisation sportive. Ici tu passes derrière le guichet. Tu es la personne qui monte l'événement, qui engage les dépenses et qui répond des incidents. Ce changement de place est tout le sens du chapitre.

Les manuels de conduite de projet décrivent la même succession, quels que soient les mots employés.

1. Cadrer : définir le besoin, le public visé, la date et le budget maximal.
2. Planifier : découper le travail, poser les dates, répartir les rôles.
3. Réaliser : acheter, recruter, monter, accueillir, faire courir.
4. Clore : ranger, payer, remercier, mesurer, écrire le bilan.

L'erreur la plus fréquente consiste à sauter la première étape. On commence par choisir un nom et une affiche, puis on découvre trois semaines avant la date que la commune n'a jamais donné son accord. Cadrer coûte deux heures de réunion. Ne pas cadrer coûte l'édition entière.

La note de cadrage est le document qui ouvre le projet. Elle tient sur deux pages et répond à six questions :

1. Pourquoi organise-t-on cet événement ?
2. Pour qui ?
3. Quoi exactement : quelle discipline, quel format, quel volume de participants ?
4. Quand et où ?
5. Avec quel budget maximal ?
6. Qui décide ?

Tant que ces six réponses ne sont pas écrites et validées, rien ne doit être commandé. Une note de cadrage sert autant à dire ce que l'on fera qu'à dire ce que l'on ne fera pas : pas de restauration chaude, pas de retransmission vidéo, pas d'épreuve pour les moins de douze ans. Ces renoncements écrits protègent l'équipe des demandes ajoutées en cours de route.